Nieuws | 5 december 2024
Inhoudsopgave
Inspelen op de regionale behoefte en efficiënter produceren. Dat zijn redenen om te kiezen voor SMART HUB. Maatschap ‘Service Apotheek Zuid-West Nederland’ dacht er ook zo over. Daarom stapten de apotheken vorig jaar over. En met succes! Hoe hebben zij de implementatie ervaren? Beherend apotheker Jan Sips, van Service Apotheek Hoeven, en Nynke Doeksen, projectmanager bedrijfsvoering bij Mosadex, vertellen er enthousiast over.
Inmiddels is de maatschap al even onderweg met SMART HUB. “Vorig jaar zijn we overgestapt omdat de kosten opliepen, programma’s verouderd waren en we de koppeling met onze Odessa-kasten misten. Met SMART HUB zijn onze leveringen stabieler en zijn we flexibeler. En dat wil je als regionale maatschap, je wilt zelf de regie hebben”, vertelt Jan.
SMART HUB is gevestigd in het apotheekpand in Hoeven. In deze HUB-locatie, de zogenoemde producerende apotheek, worden de recepten voor heel de maatschap geproduceerd. Zij produceren niet alleen de recepten voor Service Apotheek Hoeven, maar ook voor negen (aanschrijvende) apotheken. Volgens Jan is dit een efficiënte manier van produceren. “Niet alleen het produceren verloopt beter, SMART HUB biedt ook andere voordelen. Zo levert de bezorger van Mosadex ’s nachts de nieuwe voorraad én neemt hij de geproduceerde recepten mee. Deze levert hij af bij de aanschrijvende apotheken. Zo hebben zij voor 8.30 uur al hun recepten in huis.”
“Een ander pluspunt is dat het assortiment van de HUB is aangepast op de recepten van de aanschrijvende apotheken”, vult Nynke aan. “Doordat SMART HUB gekoppeld is met Optimaal Aanschrijven krijgen de apotheekteams tijdens het aanschrijven het juiste product geadviseerd. Dit heeft weer een positief effect op de voorraad in de ladekast én bij de HUB-locatie.”
Op de vraag wat het grootste verschil is met voorheen antwoordt Jan enthousiast: “Het zit hem echt in die extra mogelijkheden die de HUB biedt. Zo zetten we een enorme stap op het gebied van winkeldochters (een onverkoopbaar artikel dat lang in de apotheek ligt). Winkeldochters gaan nu naar de producerende apotheek en worden gebruikt voor de hele HUB. Zo worden de producten alsnog verkocht. Dit scheelt duizenden euro’s op jaarbasis.”
“Ook hebben we meer vrijheid in het maken van keuzes. Wij gebruiken bijvoorbeeld geen plastic zakjes, maar banderen de medicijndoosjes. Het ‘omsnoeren’ met een plastic band geeft minder afval en gaat sneller!” Daarnaast is Jan erg te spreken over de toekomstige mogelijkheden tussen SMART HUB, de Odessa-kast en de routecodes van Pharmacom. “Die koppeling is een echte verbetering in de apotheek. Het recept wordt gelijk ingedeeld bij de juiste batch en gesorteerd aangeleverd. Dat scheelt veel tijd.”
SMART HUB is gekoppeld aan Mosadex software zoals Optimaal Aanschrijven, Optimaal Bestellen en Mosadex T&T. “Het is mooi dat deze koppelingen er zijn”, zegt Nynke. “Zo gaat Optimaal Bestellen enorm helpen bij de voorraad en dus ook bij de winkeldochters. Op basis van een algoritme voorspelt het systeem de voorraad. Afgelopen maanden zijn Jan ik volop bezig geweest met het optimaliseren van deze voorraad op basis van dit algoritme. Het doel? Zorgen dat altijd het juiste product op voorraad ligt waardoor het HUB-proces soepel verloopt.”
V.l.n.r. Jan Sips, Nynke Doeksen en Saskia van de Lindeloof.
Het gebruik van SMART HUB werpt zijn vruchten af, maar daar ging wel wat werk aan vooraf. Jan: “Eigenlijk ging de implementatie heel soepel. Er was een duidelijk stappenplan vanuit Nynke. Daar moet je je dan ook aan houden. Vanuit dat plan stuurde ik de andere apotheken aan. Er waren instructiefilmpjes en handleidingen zodat de aanschrijvende apotheken precies wisten wat hen te wachten stond. Op de dag zelf werden alle apotheken door een implementatiespecialist vanuit Mosadex begeleid waardoor de overgang heel goed verliep. Daarnaast werden na de implementatie diverse spreekuren georganiseerd voor het stellen van vragen. Heel fijn, want het is echt wel even een andere werkwijze.”
“De uitdaging bij zo’n implementatie zit hem in de leveranciers”, gaat Nynke verder. “Je werkt met externe partijen zoals het AIS Pharmacom en Odessa. SMART is het platform dat alles aan elkaar koppelt, maar je moet dus aan alles denken.” Volgens zowel Jan als Nynke ging dat gelukkig goed. De daadwerkelijke overgang was binnen één dag geregeld. Nynke: “Toch kijken we altijd kritisch naar het proces. De input van apotheekteams hierin is voor ons waardevol. We optimaliseren onze processen verder, zodat de volgende implementatie nog makkelijker wordt.”
Zowel Jan als Nynke vinden het belangrijk om collega’s vroegtijdig in het proces te betrekken. “We hebben gelijk in het begin onze teamleider Saskia van de Lindeloof betrokken bij de overstap. Zij is voor mij echt onmisbaar in dit proces! Saskia stuurt het productieteam aan. Dat is belangrijk, want de overstap is een grote operatie”, vertelt Jan. Nynke beaamt dit. “Het moet iemand zijn die hands-on is en de HUB snapt. Iemand die weet wat er speelt en met vragen rechtstreeks schakelt met de implementatiespecialist. Zo voorkom je ruis en tijdverlies.”
SMART HUB is ontwikkeld vanuit de coöperatieve gedachten, samen met apothekers. Die coöperatieve werkwijze zit er ondertussen bij beide goed in. “Met Jan's input optimaliseren we de processen. Soms werkt iets nog niet perfect, maar dan leveren we het wel op zodat apothekers aan de slag kunnen. Ook brengen we HUB-gebruikers bij elkaar om van elkaar te leren. Zo doen we het écht samen”, sluit Nynke af.
Gepubliceerd op: 22 januari 2025
Onze website maakt gebruik van cookies om het gebruik en de functionaliteit te waarborgen. Meer informatie hierover vind je op onze cookie instellingen pagina.