Onze verhalen | 7 maart 2024
Heka Retail in de apotheek
Lees meer
Inhoudsopgave
Medio september 2023 was het zo ver: Service Apotheek Kooiker kon aan de slag met hun Odessa Sorteersysteem in combinatie met SMART, onlangs geïmplementeerd door Mosadex en PharmaNed. Apotheker Natascha Ferhmann en team zijn razend enthousiast: “Het werkt super efficiënt en daar plukken we direct de vruchten van in onze apotheek.”
Service Apotheek Kooiker in Hardenberg beschikte al over een Odessa-kast. Natascha: "Daarmee maken we snel en foutloos recepten klaar, maar ik had behoefte om er meer uit te halen. Zonder SMART waren we afhankelijk van de koppeling met het AIS (Apotheek Informatie Systeem), dat maar een aantal keer per dag een batch instuurt. Het gevolg was dat onze medewerkers telkens op een nieuwe batch moesten wachten. Sinds de komst van SMART komen recepten continu binnen, waardoor collega's niet meer staan te wachten. Daarbij maakt de combinatie met SMART als extra pluspunt dat we nu écht inzicht hebben in ons voorraadbeheer.”
SMART is een productiemanagementsysteem om recepten te verwerken in de apotheek. Het systeem ondersteunt bij het bestellen, verwerken en op voorraad houden van medicijnen. SMART verzamelt orderregels, zodat er geen versnipperde bestellingen gedaan worden. Natascha: “We hadden bij Mosadex Groothandel twaalf klantnummers (IDF-nummers), we willen uiteindelijk terug naar drie.” Svenja Gubbels, implementatiespecialist SMART, vult aan: “Ieder klantnummer betekent in de groothandel een aparte pickronde in het magazijn. Door het aantal klantnummers te reduceren, worden de rode kratten voller geleverd in de apotheek. Naast efficiënt is dat ook een stuk duurzamer.”
Wat levert de combinatie van SMART met Odessa een apotheek op? Zonder Odessa-kast moet een apotheekmedewerker handmatig allerlei lijsten nalopen om te controleren of een recept compleet is. Met Odessa is dat verleden tijd. Natascha: “We winnen enorm veel tijd en alle collega's weten wat de status van een recept is in de apotheek. Dat geeft rust.”
‘Alle collega's weten nu wat de status van een recept is in de apotheek.’
Klantervaringen zoals bij Service Apotheek Kooiker helpen om het Odessa Sorteersysteem optimaal te laten functioneren voor de apotheker. Johan Muskens van PharmaNed legt uit wat het Odessa Sorteersysteem precies doet. “Een Odessa Sorteersysteem is een kast met vakken, ieder vak staat voor één patiënt. Wanneer een medewerker binnengekomen batches gaat verwerken, scant hij een medicijnverpakking. Deze verpakking krijgt een etiket en tegelijkertijd verlicht een lampje in de kast een vak. In dat vak worden de medicijnen voor de specifieke patiënt verzameld. Op het moment dat de medewerker het doosje in het vak legt, gaat het lampje uit. Dit doe je met alle medicijnverpakkingen die voor de batch zijn verzameld. Voorheen deden apotheken dit handmatig en moesten álle recepten gecontroleerd worden. Dat kostte veel tijd, soms wel een paar minuten per recept. Met een Odessa Sorteersysteem is dat verleden tijd.”
‘Met een Odessa Sorteersysteem is handmatig recepten controleren verleden tijd.’
“Het scheelt inderdaad veel handmatige handelingen,” vult Natascha aan. “We hoeven niets zelf uit te zoeken, het enige wat we nog moeten doen is de verzamelde goederen uitscannen en vervolgens is alles compleet. Onze foutmarge is verminderd tot nul. Ook scheelt het tijd, de productiesnelheid is verhoogd. Met Odessa sorteerden we al veel sneller, door de komst van SMART gaat daar een schep bovenop.” Svenja vult aan: “Met SMART gaat produceren twee tot drie keer zo snel als klassiek 'pakken en plakken'. Een Odessa Sorteersysteem verhoogt dit waardoor het drie tot vier keer zo snel gaat.
Ook de assistenten van Natascha zijn blij: “We moesten in het begin even wennen, je moet durven vertrouwen op het systeem. Dat doen we nu helemaal. Het is fijn om recepten aan de kast klaar te maken. Odessa en SMART vertellen wat je moet doen en een handige bijkomstigheid is dat we bij terhandstelling en aan de balie niets meer hoeven uit te zoeken.” Johan glimlacht. “Ja, Odessa brengt meer efficiency in de apotheek en je bent er zeker van dat alles klopt, de productie is foutloos. Daarbij kunnen ook medewerkers zonder (farmacie)diploma aan de kast staan.”
Natascha: “Wat helemaal prettig werkt, is dat we ook gebruikmaken van de software Optimaal Aanschrijven en Optimaal Bestellen. Het algoritme van Optimaal Aanschrijven ziet wat er in onze apotheek op voorraad ligt, daardoor schrijven we altijd het juiste medicijn aan. En eerst was de vraag ‘wat moet ik op voorraad nemen?’ een tijdrovende klus. We stelden onze voorraadbestellingen zelfs wel eens uit. Tegenwoordig gebeuren de bestellingen automatisch en geeft Optimaal Bestellen een besteladvies. Onze voorraad is daardoor geoptimaliseerd: het juiste assortiment wordt besteld en ligt dus altijd op voorraad. We grijpen niet meer mis.” Svenja vult aan: “We zien het aantal bestelregels van deze apotheek substantieel dalen, dus in de groothandel levert dit ook minder werk op.” Natascha: “SMART brengt Optimaal Aanschrijven en Optimaal Bestellen samen. Alle afzonderlijke stappen in het bestel- en produceerproces zijn geïntegreerd en real-time zichtbaar. Die nieuwe manier van werken is heel fijn.”
“De overgang op SMART in combinatie met Odessa heeft ons slechts twee dagen gekost. In het begin waren er wat opstartproblemen, zoals dat gaat als je een pilot draait. Mosadex pakte dit goed op, er werd geluisterd. Daardoor voelt het alsof je er niet alleen voor staat en we het samen doen. We werden niet aan ons lot overgelaten.”
Svenja Gubbels, implementatiespecialist SMART, was het contactpersoon voor Service Apotheek Kooiker en beaamt dat. “We zijn ons ervan bewust dat een implementatie impact heeft op het bedrijfsproces binnen een apotheek. Daarom zijn we de eerste twee dagen op locatie om te assisteren. Dat doen we zodat we niet alleen de apotheker, maar het hele apotheekteam begeleiden bij de opstart. Dan haal je er pas echt alles uit en gaan de systemen voor je werken.”
'We zijn de eerste twee dagen op locatie om te assisteren’
Natascha sluit tevreden af. "Het is mooi om te pionieren met deze pilot en de eerste te zijn waar SMART in combinatie met Pharmacom en Odessa draait. Ik kan SMART samen met Odessa iedereen aanraden, het is goud waard. Durf je het niet aan of twijfel je nog? Neem dan contact op met je accountmanager van Mosadex om in onze apotheek te kijken hoe het werkt. We vertellen er graag over!”
Benieuwd naar onze oplossingen voor een optimaal productieproces? Lees meer.
Gepubliceerd op: 11 januari 2024
